Cómo organizar una rueda de prensa

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Una rueda de prensa es una herramienta de comunicación muy útil para llegar a los medios. Gracias a ellas, las empresas ofrecen información relevante a los periodistas. Sin embargo, organizarla no es tarea fácil y requiere de una buena planificación previa -y durante su transcurso- para hacer frente a posibles imprevistos.

Lo primero que tenemos que pensar antes de ponernos a organizar una rueda de prensa, es si realmente es necesario hacerlo. Vamos a ponernos en situación. Los periodistas solo acudirán a nuestra llamada cuando la información que se va a dar en la rueda de prensa va a ser lo suficientemente importante como para poder utilizarlo después en su trabajo. Ya sea escribiendo un artículo, realizando un reportaje televisivo o emitiendo una pieza radiofónica, con datos relevantes. Si no es así, con una nota de prensa les bastará, y nos habremos ahorrado molestarles en vano y que se lleven una mala impresión de nosotros.

Además, es importante tener en cuenta el gasto que conlleva, ya sea a la hora de contratar un espacio específico si se quiere y el tiempo de preparación de la misma. Si finalmente decidimos organizarla, es importante tener en cuenta varios detalles:

  1. Seleccionar bien la fecha. No solo el día es importante sino también la hora. En cuanto al día, hay que comprobar que no haya otro evento que pueda restar importancia al nuestro. Además, deberíamos escoger una hora entre las 10 y las 12 de la mañana, preferiblemente, porque los periodistas, sobre todo de radio y televisión, suelen necesitar tiempo para preparar sus piezas y emitir en el informativo del mediodía o en programas de la tarde. Tampoco debe ser muy temprano, pues el cierre del día previo conlleva que al día siguiente muchos periodistas de prensa e Internet inicien su jornada algo tarde.
  2. Escoger el espacio adecuado. Que sea un lugar lo suficientemente amplio, que tenga bastantes sillas cómodas para los periodistas, que haya buena iluminación y sonorización. También hay que prever que, aunque esperemos muchos periodistas, normalmente las ruedas de prensa, salvo con políticos o empresas muy reconocidas, no suelen ser tan mayoritarias por lo que tampoco podemos dar la imagen de sala vacía. De igual modo, se debe tener en cuenta las necesidades de los medios audiovisuales, ya sea una tarima para fijar el tiro de las cámaras de TV, o las tomas de sonido para las emisoras de radio.
  3. Hacer el evento atractivo a los periodistas. Como hemos comentado antes, es importante que los periodistas se sientan atraídos por lo que les vamos a contar, que interactúen con los portavoces y que comuniquen cosas positivas de nosotros. Para ello es importante la labor de convocatoria previa, con la antelación necesaria y las llamadas de confirmación y “venta” del interés que albergará el encuentro.

Los corrillos y las preguntas fuera de micrófonos son importantes pero si vamos a decir algo que no queremos ver publicado es mejor no decirlo o hacerlo avisando previamente de que se trata de una información off the record, no atribuible a la fuente, e incluso no apta para su publicación.