Cómo organizar un evento exitoso para un cliente

Parte de la labor de las agencias de Comunicación y Relaciones Públicas es la organización de eventos para sus clientes. La labor de relación, tanto con los medios de comunicación como con los profesionales de un sector, no recae únicamente en enviar información interesante con cierta regularidad, sino en ofrecerla de primera mano, con capacidad de interacción por parte de los interlocutores, haciendo, además, una actividad agradable e informativa.

Para ello, deben contemplarse varios pilares, factores que además tienen que todo concordar perfectamente con los valores e imagen de la compañía para la que se organiza el encuentro. Estos puntos serían, como no, el contenido que se va a transmitir (pues un evento no tendría sentido sin un hilo conductor sólido); el lugar en el que se va a realizar; y la planificación y producción de materiales corporativos. Con estos tres cabos atados, es prácticamente imposible que algo relevante falle.

Respecto a los contenidos, además de tener un carácter informativo y noticioso, habrá que prepararlos teniendo en cuenta las necesidades de los periodistas y de otros invitados, que pueden ser más especializados. Para ello, los datos aportados deben ser completos y comprobables. Del mismo modo, no conviene explayarse en exceso para no caer en el aburrimiento y la repetición. A este fin ayudará el hecho de tener una agenda bien estructurada, que contemple tiempos de descanso para que los invitados conversen, coman algo entre ponencias y puedan relajar su atención durante unos minutos.

Por otro lado, el lugar elegido para el evento deberá, antes que nada, encajar en los presupuestos disponibles. Asimismo, tiene que tener una ubicación céntrica en la medida de lo posible, para que los invitados puedan acceder sin complicaciones. Además, también habrá que asegurarse de que la sala reúne las cualidades necesarias para realizar el evento, en cuanto a aforo, sonido, dispositivos audiovisuales y material para los medios, para facilitar la conexión de cámaras de televisión o de grabadoras de sonido para radio.

Finalmente, respecto a los materiales corporativos, será imprescindible que den visibilidad a la marca de la empresa, a la vez que identifican el evento. Asimismo, es preferible no hacer una producción excesiva, que pueda avasallar a los invitados, pero debe señalizar en todo momento y de forma clara el lugar y el objetivo del evento. De cara a los invitados, suelen agradecer que haya materiales que se puedan llevar, y que, de forma inconsciente, les recuerden que estuvieron en el encuentro; estos objetos deben ser simples y fáciles de usar, como un bolígrafo o un USB.